公證行 — AI 聊天助手
為公證行提供即時、專業的前台諮詢與預約支援，AI聊天widget Virtual Receptionist 可自動回覆常見問題、指引所需文件與程序，並引導訪客完成線上預約與資料提交。透過與行事曆與工作流程整合，減少電話往返與重複收集資料，讓團隊專注於審核與面見，提升接待效率與客戶體驗。
智能諮詢與分流
即時回答公證流程、服務範圍與所需時長等常見問題，依個案類型（見證簽署、宣誓、認證副本等）分流，必要時轉接專員，縮短往返。
文件清單與指引
根據用戶選擇自動產出所需文件清單與表格連結，收集身份與聯絡資料、用途說明與草稿檔，上傳功能減少遺漏並提升前置完整度。
預約與跟進自動化
與行事曆整合，提供可用時段、建立預約與提醒，同步備註重點與上傳資料，完成後推送後續步驟與取件方式。
我們如何確保對話與文件上傳的安全與合規？
系統支援傳輸加密與權限控管，僅授權人員可檢視敏感資料。可自訂資料保留期限與同意提示，必要欄位可遮蔽或匿名化，並提供存取記錄，便於內部審核與風險管理。
能否處理繁中與英文，以及公證專有名稱？
Virtual Receptionist 支援繁體中文與英文對話，可訓練常見問答、服務名稱與範本回覆，並依關鍵詞分流。遇到不確定情況時，會收集最少必要資訊並交由真人接手，避免錯誤應答。
如何與我們現有流程與工具整合？
可嵌入網站與客戶填表，串接行事曆建立預約，將對話重點、附件與聯絡方式同步至既有郵件或案件管理流程，亦提供 Webhook/API，便於內部自動化與自訂審批。設定以事件為觸發條件，推送提醒與任務，降低手動抄錄。